Checklista för Värdparet

Detta är ett förslag till checklista för de som ska fungera som värdpar. Checklistan är utformad efter
hur ett "standardbröllop" ser ut, och måste givetvis anpassas efter hur det aktuella bröllopet är utformat.
De uppgifter som beskrivs här kan både strykas helt eller läggas på någon annan, om det passar er bättre.

INNAN BRÖLLOPET
  • Förbered dig!
    Gå igenom din uppgift och dina ansvarsområden med brudparet i god tid innan vigseln,
    så att du är säker på vad som förväntas av dig. Skriv ner dina uppgifter och förbered rekvisita.
    Finns det en toastmaster bör ni också gå igenom vem som kommer att sköta vad, så att inget missas.
  • Lär känna personalen!
    Se till att ha namnet på all personal som du kan behöva ha att göra med under bröllopsdagen.
    Hur ser avtalen ut? Mellan vilka tider ska de jobba? Vem är ansvarig för köket? Vad heter DJ:n som ska spela och när kommer han?
    Kommer tårtan att levereras, och om den inte dyker upp; vilket konditori är det då du ska ringa och prata med?
    Vilka förväntas få betalt under kvällen, och hur mycket? Ska personalen ha mat, och när?
    Namn och kontaktuppgifter till all personal, konditorier, musiker etc är ett måste!
  • Gör en tidsplan!
    Se till att du gemensamt med brudparet gör upp en tidplan för hur dagen kommer att se ut, och för
    hur ni tänkt er att saker och ting ska fungera. Skriv gärna ner den och se till att även personalen har en sådan att gå efter.
  • Förbered lokalen!
    Om du ska ansvara för några speciella aktiviteter under kvällen (som spex, tipsprommenad etc.) så kan du kanske behöva förbereda detta på plats, antingen dagen innan, eller före vigseln på bröllopsdagen.
 
 
PÅ BRÖLLOPSDAGEN
  1. Skynda iväg!
    När vigseln är över gäller det för värdparet att så snart som möjligt åka till festlokalen, så att
    det garanterat finns någon där som kan ta emot de första gästerna. Ingen gäst ska behöva anlända till festlokalen utan att där finns någon som möter dem, säger välkommen och tar hand om dem.
  2. Kolla läget!
    Har du inte presenterat dig för personalen innan så är det hög tid att göra det nu. De kommer att behöva vet vem det är de ska gå till om något kör ihop sig, och veta vem det är som ska betala dem när kvällen är slut.
    Innan gästerna kommer, ta en minut till att stämma av med personalen att de ligger rätt i tiden och informera dem om att gästerna är i antågande. Har några problem uppstått som behöver lösas innan? Är välkomstdrickan färdig att serveras?
    Ta sedan en vända runt lokalen och se till att alla prylar till era planerade aktiviteter finns där de ska. Se till att det finns någon form av musik i bakgrunden så att inte lokalen är dödstyst när gästerna kommer. Om någon gäst fick förhinder i sista minuten kanske bordsplaceringen kan behöva justeras innan gästerna dyker upp!
  3. Hälsa välkommen!
    Se till att vara synlig, stå nära ingången så att gästerna ser att det finns folk närvarande. Hälsa på dem.
    Visa var de kan hänga av sig, var de kan lägga sin present och ge dem något att dricka. Ingen gäst ska behöva stå ensam och förvirrad för att de kommer först eller för att de inte känner någon.
  4. Tidsfördriv?
    Om brudparet fotar sig efter vigseln kan gästerna behöva roas med någon form av aktiviter så länge.
    Skicka iväg dem på tipsprommenaden utrustade med penna och papper, visa dem mot gästboken eller se till att de börjar med någon av de aktiviteter som ni planerat. Men stressa dem inte, och låt det dra ut på tiden så att alla lagom är färdiga när brudparet anländer.
  5. Brudskålen!
    När brudparet anländer samlar gästerna sig för att ta emot dem (kanske ska ni ha någon speciellt mottagande?). Toastmastern presenterar sig och lämnar ev. över ordet till värdparet eller brudens föräldrar som hälsar gästerna välkomna och utbringar "brudskålen". (Inga långa tal här).
  6. Till bords!
    Kolla av med köket att maten är färdig. Meddela toastmastern så att han kan be gästerna att ta plats.
    Ev bordsplaceringslek kan värdparet behöva ta hand om nu, innan alla kan slå sig ner. Tänk på att du som värd/värdinna kommer att vara en ledstjärna för gästerna, vad det gäller att inte äta medan någon annan talar och liknande. Föregå alltså med gott uppförande...
  7. Under måltiden:
    Under måltiden bör värdparet kunna lämna över showen till toastmastern, och ta det lugnt. Under middagen fungerar ni som kontaktperson för köket, om det skulle uppstå problem. Men förhoppningsvis har ni gjort ett bra förarbete så att det inte dyker upp några allergiker ni inte kände till eller liknande. OM det dyker upp något problem är det er som köket ska vända sig till, förutom toastmastern som kan behöva veta om varmrätten är försenad.
  8. Allsång?
    Värdparet har egentligen inte hand om sådant, men vissa lägger även denna uppgift på värdparet. Isf har ni förhoppningsvis diskuterat igenom detta med toastmastern i förväg.
  9. Anländande musiker:
    När musikerna dyker upp bör du försiktigt avlägsna dig från bordet och gå och ta emot dem. Hälsa, visa dem till rätta och berätta om tidsplanen håller eller inte, så de vet när de kan börja spela. Visa dem var de kan vänta tills middagen är över.
  10. Dags för dans?
    När middagen är över och det blir dags för brudparet att dansa brudvalsen, så meddelar du musikerna/dj:n om de inte själva uppfattat att det är dags. Därefter ser du till att dansa med din bordsdam/bordskavaljer och därefter göra ditt bästa för att hålla festen igång. Dansa med så många som möjligt och se till att mingla och var uppmärksam på om någon ser ensam ut, eller har något problem.
  11. Presentöppning:
    Om det ska öppnas presenter så se till att det finns en sopsäck att slänga papper i, tejp att sätta fast korten med på presenterna alternativt att anteckna vem som gav vad (om korten skulle ramla bort).
  12. Under kvällen:
    Personalen och musiker ska betalas, se till att DE inte ska behöva leta upp DIG eller själva behöva föra saken på tal. Kolla om musikerna fått mat eller behöver en paus. Visa föräldrar var de kan låta sin trötta 3 åring sova lite, eller visa den nyblivna mamman till ett avskilt rum där hon kan amma eller söva bebisen. Meddela personalen om du upptäcker att det behövs mera alkoholfri dryck eller att någon gäst skulle behöva en kopp kaffe.
  13. När gästerna vill ge sig av:
    När kvällen börjar lida mot sitt slut kan värdparet behöva hjälpa till med att ringa taxi och se till att inga ytterkläder eller väskor glöms kvar.
  14. Innan du går:
    Se till att ingen blir inlåst, att alla fått med sig väskor/jackor/kameror/mobiler/sovande barn. Kolla att personalen tagit hand om all mat och stängt av apparaterna, och att de fått betalt. Ska presenterna tas om hand och transporteras bort? Ska det städas i natt eller imorgon? Vem låser? Glöm inte att kolla att alla fönster är stängda och alla ljus utblåsta innan du går.. Värdparet är troligen de sista som lämnar festen.